Messe- und Event-Coaching – Neue Ideen für erfolgreiche Veranstaltungen.

Weil wir es schon immer so gemacht haben! Veränderungen sind schwierig.

"Deutsche Unternehmen bewegen sich häufig auf ausgetretenen Pfaden. (...) Dies ist ein Ergebnis, das die Bertelsmann Stiftung aus einem mehrjährigen Projekt zieht, in dem sie die Bedingungen für Innovationsfreudigkeit untersucht hat. (...) Grundlage für diese Einschätzung ist unter anderem eine repräsentative Untersuchung bei mehr als 1000 Unternehmen aus den Bereichen Industrie und industrienahen Dienstleistungen. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen fehle es an einer ausgeprägten Innovationskultur."

(Quelle, 2022: https://www.marktundmittelstand.de/technologie/bertelsmann-studie-grossteil-deutscher-unternehmen-nicht-innovativ)

Das Mantra „Weil wir es schon immer so gemacht haben“ ist tief verwurzelt und stellt eine erhebliche Hürde für Veränderungen bzw. Verbesserungen dar. Dieser Blog-Artikel soll einerseits Optimierungspotentiale im Messe- und Event-Marketing aufzeigen, da auch hier die Digitalisierung als ein Beispiel nur sehr langsam Einzug hält. Andererseits wird das Thema „Messe- und Event-Coaching“ beleuchtet, um die eigenen Marketingmitarbeitenden einfach, schnell und effektiv fit zu machen. Weiterbildung im Messe- und Event-Marketing ist ein Randthema, dem sich dieser Blog widmen möchte.

Messe- und Event-Coaching: Potenziale und Herausforderungen

Viele Unternehmen lassen Potenziale für Verbesserungen auf der Strecke liegen, auch im Bereich Messen und Events. Dabei kann es so einfach sein, entweder die eigenen Mitarbeitenden weiterzubilden oder sich den Rat von Fachleuten einzukaufen. Kurze, praxisorientierte Coachings und Workshops können eine sehr effektive Lösung für schnelle Optimierungen sein, insbesondere wenn sie kurz vor Beginn eines neuen Messe- oder Event-Projekts gemacht werden. Verschiedene Themenbereiche solcher Coachings im Folgenden kurz näher beschrieben.

1. 1. Messe-Medien & Medientechnik
   Dieser Workshop zeigt, wie moderne Medientechnik und innovative Messemedien effektiv einsetzt werden. Es wird erläutert, wie digitale Inhalte optimal präsentiert und interaktive Erlebnisse geschaffen werden können.

1. 2. Stand-Design & Mediatektur
   Hier lernen Teilnehmer, wie sie ihren Messestand ansprechend und funktional gestalten können. Der Fokus liegt auf der Verbindung von Architektur und Medien, um eine eindrucksvolle und konsistente Markenpräsentation zu gewährleisten.

1. 3. 3D Showroom & Produktwelten
   Dieser Workshop vermittelt, wie virtuelle Showrooms und 3D-Produktwelten gestaltet werden können, um Kunden auch digital ein umfassendes und interaktives Produkterlebnis zu bieten.

1. 4. Event-Marketing - live & digital
   Teilnehmer erfahren, wie sie ihre Events sowohl live als auch digital erfolgreich vermarkten können. Der Kurs deckt Strategien zur Maximierung der Reichweite und zur Steigerung des Engagements ab.

1. 5. Firmenjubiläum für Kunden & Mitarbeitende
   In diesem Workshop wird gezeigt, wie Firmenjubiläen geplant und umgesetzt werden, um sowohl Kunden als auch Mitarbeitende zu begeistern und die Unternehmensgeschichte effektiv zu kommunizieren.

1. 6. Roadshow - national & international
   Teilnehmer lernen die Planung und Durchführung von Roadshows, sowohl auf nationaler als auch internationaler Ebene. Der Fokus liegt auf der Logistik, der Programmgestaltung und der effektiven Präsentation.

1. 7. Digitales Einladungsmanagement
   Dieser Workshop bietet Einblicke in das digitale Management von Einladungen. Es wird erklärt, wie durch den Einsatz digitaler Tools Einladungsprozesse optimiert und die Teilnehmerbindung gesteigert werden können.

1. 8. Hausmesse - analog & digital
   Teilnehmer erfahren, wie sie ihre eigene Hausmesse sowohl analog als auch digital erfolgreich organisieren und durchführen können. Der Kurs umfasst Planung, Marketing und die Integration digitaler Elemente.

Durch die Teilnahme an den Coachings und Workshops erhalten die Teilnehmenden wertvolles Wissen und praxisnahe Fähigkeiten, die ihnen einen klaren Vorsprung gegenüber dem Wettbewerb verschaffen. Sie lernen, aktuelle Trends und Technologien effektiv zu nutzen, um ihre Messe- und Eventauftritte zu optimieren. Dies ermöglicht es ihnen, Optimierungsfelder schnell zu erkennen und gezielt anzugehen, was in kurzer Zeit zu spürbaren Verbesserungen führt. Die Workshops fördern zudem das Verständnis für innovative Ansätze und kreative Lösungen, die Attraktivität und Effektivität ihrer Marketing- und Promotionsstrategien erhöht. Darüber hinaus können durch die erlernten Methoden und Techniken Synergien bei der Medienproduktion erzielt werden, was zu einer moderneren Präsentation der Unternehmensinhalte führt. Ein wesentlicher Baustein der meisten Coachings & Workshops ist die Integration digitaler Inhalte bzw. Medien.

Digitalisierung im Messe- und Eventmanagement

Die Digitalisierung hat das Messe- und Eventmanagement ebenfalls sehr verändert und bietet zahlreiche neue Potenziale, die viele Unternehmen bisher nicht ausschöpfen. Dabei gibt es mehrere Faktoren, die die Anpassung an diese Veränderungen erschweren: mangelnde Innovationskultur, geringe Risikobereitschaft oder manchmal auch einfach nur fehlende Zeit für die Umsetzung neuer Konzepte. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen Aspekte der Digitalisierung im Messe- und Eventmanagement.

Alles wird komplexer, schneller und medialer

Mit der Digitalisierung wird die Organisation von Messen und Events zunehmend komplexer. Neue Technologien und Plattformen bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, die allerdings auch die Anforderungen an die Organisation erhöhen. Insbesondere die digitalen Medien machen die Messen so viel aufwändiger. Ob es um die Content-Produktion geht, die Social Media Integration, die Erstellung interaktiver Tools oder die Notwendigkeit, große Datenmengen zu verarbeiten. Alles gehört heute dazu und muss gemacht werden, wenn man mithalten möchte.  

Was ist möglich?

Die Möglichkeiten der Digitalisierung im Messe- und Eventmanagement sind vielfältig. Hier einige Beispiele:

• Interaktive Produkt- und Unternehmenspräsentation: Anwendungen wie Touchscreen-Produktpräsentation mit 3D Animationen, Live-Umfragen oder Gamification-Elemente können das Engagement der Teilnehmer erhöhen.
• Virtuelle und hybride Events: Ermöglichen die Teilnahme von Personen weltweit, ohne dass sie physisch anwesend sein müssen.
• Datenanalyse: Echtzeit-Analysen ermöglichen es, das Verhalten der Besucher besser zu verstehen und Events entsprechend anzupassen.
• Personalisierte Erlebnisse: Durch die Erfassung und Auswertung von Daten können Events maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der Teilnehmer zugeschnitten werden.

Vier konkrete Beispiele:

Digitale Messeeinladungen: Interaktiv & papierlos

Der Erfolg einer Messe fängt bereits mit der Einladung zur Messe an. Optimieren Sie Ihre Messeeinladung, indem Sie Ihre Kunden besser und schneller informieren. Sprechen Sie Ihre Kunden nicht nur mit einer langweiligen E-Mail an, sondern mit einer smarten, interaktiven Messeeinladung, die die wichtigsten Informationen zu Terminen, Messestand und Produkt-Highlights klar und übersichtlich präsentiert. Oder mit mehrstufigen Messe-Einladungen, die viele ihrer Messe-Stories in einem eigenen Rahmen erzählen. So wird Ihre Messeeinladung nicht nur interaktiv und papierlos, sondern auch höchst effizient.

Digitale Eventeinladung & Teilnehmermanagement

Digitales Einladungsmanagement und individuelles Teilnehmermanagement für Events ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Event. Ob es um das Erstellen von Teilnehmerlisten geht, das Controlling oder den umfassenden Service mit persönlichem Ansprechpartner, immer geht es um reibungslose Abläufe auf Basis digitaler Daten. Ein Top-Service umfasst die Erstellung von Web-Formularen und Landingpages, den Einladungsversand per E-Mail oder Post, sowie die Rücklauf-Kontrolle und den Abgleich von Teilnehmerdaten.

Produkte digital und innovativ auf Messen präsentieren

Die Präsentation von Produkten auf Messen kann durch den Einsatz digitaler Technologien erheblich verbessert werden. Interaktive Touchscreens, Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) bieten innovative Möglichkeiten, Produkte auf eine ansprechende und einprägsame Weise zu präsentieren. Diese digitalen Technologien machen es einfacher, komplexe Produkte und Dienstleistungen verständlich zu erklären und das Interesse der Besucher zu wecken.

Das Messe-Team schneller und einfacher digital briefen

Ein gut vorbereitetes Messe-Team ist entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung. Digitale Tools können den Briefing-Prozess effizienter gestalten und sicherstellen, dass alle Teammitglieder bestens informiert und immer up-to-date sind. Durch die Nutzung von digitalen und interaktiven Briefing-Plattformen können Mitarbeitende jederzeit auf relevante Informationen zugreifen und sich gezielt auf ihre Aufgaben vorbereiten. Zusätzlich können virtuelle Meetings und Webinare genutzt werden, um das Team regelmäßig über neue Entwicklungen und Strategien zu informieren.

Die Digitalisierung bietet vielfältige Chancen, um das Messe- und Eventmarketing zu optimieren und ungenutzte Potenziale auszuschöpfen. Durch smarte Einladungsprozesse, innovative Produktpräsentationen und eine effektive Teamvorbereitung können Unternehmen ihre Messeauftritte erfolgreicher gestalten und bessere Erfolge erzielen.

Fazit
Wenn der Wind der Veränderung weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen. (Chin. Sprichwort)
Am Anfang steht der Wille und das Ziel die Dinge zu verbessern. Unser Angebot des Messe- und Event-Coachings für Unternehmen hilft schnell und einfach, ungenutzte Potenziale im Messe- und Eventmarketing auszuschöpfen. Dabei liegt der Schwerpunkt darauf, die zunehmende Digitalisierung aktiv anzugehen und die Vorteile der Technologien zu nutzen. Personalisierte Einladungen, interaktive und innovative 3D Produkt-Präsentationen sowie kontinuierliche Wettbewerbsanalysen sorgen dabei für einen erfolgreichen Messeauftritt.