NTT Data bei der Information Security World Konferenz 2022

Der Kunde

NTT DATA ist ein Teil der NTT Group mit Hauptsitz in Tokio. Fokusthemen sind Business & IT Consulting, Customer Management, IT Security und Business Intelligence und Analytics & Performance Management sowie Outsourcing. Mit über 190.000 Mitarbeitern weltweit und Präsenz in über 50 Ländern unterstützen Sie ihre Kunden bei digitalen Transformationsprozessen.

Das EVENT FORMAT

Die Information Security World 2022 (ISW) ist eine renommierte Cybersecurity-Konferenz und Ausstellung, die jährlich Experten aus der IT-Branche anzieht. Auf der ISW 2022 zeigen die wichtigsten Anbieter, NTT-Experten und Referenzkunden aus der IT-Security an zwei geballten Tagen einen informativen und spannenden Mix aus 50 Fachvorträgen in jeweils fünf parallelen Thementracks. Zudem gibt es eine große Fachausstellung mit über 30 Sponsoren, einem Silent-Kino und ein Gala-Dinner mit einer Live-Showact. Die rund 500 Teilnehmerinnen und Teilnehmer bestanden aus Expertinnen und Experten sowie führenden Anbietern aus der Cybersecurity-Branche, wie CIOs, CISOs und IT-Security-Verantwortlichen.

Die Herausforderung

NTT DATA beauftragte uns, die komplexe Organisation und Durchführung der Veranstaltung in Frankfurt am Main zu unterstützen. Die Herausforderung bestand darin, eine reibungslose und effiziente Eventstruktur für rund 500 Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu schaffen, die neben informativen Vorträgen und Workshops auch eine umfangreiche Ausstellung mit Sponsorenständen und ein Gala-Dinner mit Bühnenshow berücksichtigte.

Es war entscheidend, dass die vielfältigen Anforderungen an das Teilnehmermanagement, wie Online-Registrierung, Quick-Check-in und Lead-Generierungs-App, die technische Infrastruktur für die Vorträge und Shows und die Koordination der Aussteller präzise und zuverlässig erfüllt wurden. Eine besondere Herausforderung bestand darin, das Hotel für das Abend-Event zu nutzen, obwohl es nicht über die nötigen Kapazitäten verfügte. Um Platz für das beeindruckende Abendprogramm zu schaffen, musste ein Umbau im Plenarsaal und in der Ausstellungshalle vorgenommen werden, inklusive zeitkritischem Abbau aller Ausstellungsstände und Aufbauten sowie deren Zwischenlagerung.

Der Weg zur Lösung

COMMACROSS entwickelte ein ganzheitliches Konzept, das alle logistischen und technischen Anforderungen der Veranstaltung erfüllte. Im Plenarsaal kam eine Bühne mit 10 x 4 m großer Rückwand inkl. Rückprojektion 4,62 x 2,60m zum Einsatz, die den Teilnehmern ein hochwertiges visuelles Erlebnis bot. Für die Ausstellung wurde ein Silent-Kino eingerichtet, das über Kopfhörer genutzt werden konnte, um den Teilnehmern eine konzentrierte und individuelle Informationsaufnahme zu ermöglichen.

Eine besondere Herausforderung war die Umgestaltung des Plenarsaals für das Abend-Event. Nach dem Ende der Vorträge und Workshops wurde die Hälfte der Ausstellung abgebaut und zwischengelagert. Wir verwandelten den Raum durch eine Mischbestuhlung aus Bankett- und Hochtischen sowie einer modernen Dekoration und stimmungsvoller Lichtinstallation in eine einladende, digitale Abendlocation. Dadurch konnten die Gäste in einem ansprechenden und gemütlichen Ambiente den Abend ausklingen lassen. Das Highlight des Dinners war eine Live-Hacking-Show, die auf der Hauptbühne stattfand und per Live-Übertragung in den anderen Raum projiziert wurde.

Neben der logistischen Planung waren wir auch für das digitale Teilnehmermanagement zuständig: von der Online-Registrierung, über die Erstellung von Tickets, bis hin zum Check-in vor Ort. Wir entwickelten eine professionelle und ansprechende Landingpage, die als zentrale Anlaufstelle für Informationen zur Veranstaltung diente.

Auch in der Ausstellung waren wir aktiv beteiligt: Von der architektonischen Planung über die Bestellung und Lieferung der Sponsoren-Stände bis hin zur Koordination der technischen Ausstattung für den Hauptvortragsraum und die vier Breakout-Räume. Jede technische Anforderung wurde von uns sorgfältig umgesetzt, um den Teilnehmern optimale Bedingungen zu bieten. Den Ausstellern wurde zudem eine Lead-App zur Verfügung gestellt, um die Kontaktdaten der Gesprächsteilnehmer einfach abzuscannen.

Vor Ort stellten wir sicher, dass die Hospitality reibungslos funktionierte, und begleiteten die Veranstaltung vom Aufbau bis zum Abbau, wobei wir alle beteiligten Gewerke kompetent koordinierten.

Das Ergebnis

Die Information Security World 2022 war ein voller Erfolg. Die rund 500 Teilnehmerinnen und Teilnehmer erlebten eine perfekt organisierte Veranstaltung mit inspirierenden Vorträgen, interaktiven Workshops und einer gut besuchten Ausstellung. Dank unserer sorgfältigen Planung und Umsetzung verlief die gesamte Veranstaltung reibungslos, und sowohl der Aufbau als auch die Umgestaltung des Plenarsaals für das Abend-Event wurden effizient und termingerecht realisiert. Die Bühne mit der großformatigen Rückwand und das innovative Kopfhörer-Kino in der Ausstellung waren besondere Highlights, die bei den Teilnehmern großen Anklang fanden. Die Sponsoren zeigten sich zufrieden mit der Architektur und dem Aufbau ihrer Stände, die wir professionell und termingerecht vor Ort bereitstellten sowie der komfortablen Möglichkeit der Lead-Generierung. Auch die Hospitality vor Ort überzeugte und trug zu einem angenehmen und produktiven Eventerlebnis bei.

Das Feedback

NTT DATA war vollauf zufrieden mit unserer Arbeit. Besonders gelobt wurde unsere Fähigkeit, die komplexe Organisation einer solch großen und vielseitigen Veranstaltung effizient zu managen und alle technischen Anforderungen zuverlässig umzusetzen. Das Teilnehmerhandling lief reibungslos und die Sponsoren und Aussteller zeigten sich äußerst zufrieden mit der Gestaltung und Ausstattung ihrer Stände. Die innovativen Ideen und unsere Flexibilität wurden besonders positiv hervorgehoben.  Der Erfolg der ISW 2022 war nicht nur den hervorragenden Inhalten, sondern auch der professionellen Eventbegleitung und Steuerung durch COMMACROSS zu verdanken. So wurde das Event für NTT DATA zum vollen Erfolg und hinterließ bei den Teilnehmern einen bleibenden positiven Eindruck.