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Eberhard Freiensehner, Geschäftsführer
hello world!

Digitales Teilnehmermanagement

Perfekte Eventorganisation von Anfang an!

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Ein unvergessliches Unternehmensevent, das in den Herzen und Erinnerungen aller Beteiligten weiterlebt – das ist das ultimative Ziel. Dieses Ziel hängt sowohl von einer eindrucksvollen Event-Inszenierung als auch von einer optimalen Eventorganisation ab. In diesem Blogbeitrag geht es um einen wichtigen Bestandteil der Eventorganisation, der ganz am Anfang steht: das digitale Teilnehmermanagement.

Ein digitales Teilnehmermanagement umfasst alles von der Einladung über die Erstellung von Teilnehmerlisten bis hin zur persönlichen Gästebetreuung. Es sorgt dafür, dass alle Prozesse effizient und perfekt abgedeckt sind. Ob es sich um Teilnehmerlisten erstellen, die Teilnehmerregistrierung oder das gesamte Gästemanagement handelt: Die digitale Lösung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Event.

Warum digitales Teilnehmermanagement wichtig ist

Wir von Commacross wissen um die vielen Details und Herausforderungen, die ein effektives Teilnehmermanagement mit sich bringt. Unsere Kunden aus Deutschland und der Schweiz vertrauen uns ihren gesamten Prozess des Eventmanagements inklusive der Teilnehmerregistrierung an. Anlässlich des 50-jährigen Firmenjubiläums von City Clean in Berlin möchten wir Ihnen einen Einblick in die vielfältigen Aspekte des digitalen Teilnehmermanagements geben.

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Was ist ein digitales Event-Teilnehmermanagement?

Digitales Event-Teilnehmermanagement bezieht sich auf die gesamte Koordination und Verwaltung, die mit der Anmeldung und Registrierung von Gästen verbunden ist. Ob Firmenveranstaltung, Händlertagung, Kongress oder Mitarbeiterfest – es deckt den gesamten Kommunikationsprozess mit den Teilnehmern ab.

Dieser Prozess beginnt bei der Erstellung und Verteilung von Einladungen, umfasst die Teilnehmerregistrierung und erstreckt sich bis zur Betreuung vor Ort sowie der Nachbereitung. Als Eventagentur für Teilnehmer- und Gästemanagement stellen wir sicher, dass alle Schritte reibungslos ablaufen und die Bedürfnisse der Teilnehmer und Veranstalter erfüllt werden.

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Die wichtigsten Schritte für ein perfektes digitales Teilnehmermanagement

Schritt 1: Briefing mit dem Kunden & Erwartungen an das Teilnehmermanagement

Beim Teilnehmermanagement kommt es auf viele Details an. Wenn Teilnehmerlisten nicht korrekt sind oder Besucher nicht rechtzeitig die richtigen Informationen erhalten, kann das die Stimmung bereits vor dem Event trüben. Ein gut abgestimmtes Briefing mit dem Kunden legt daher die Grundlage für ein erfolgreiches digitales Teilnehmermanagement. Gemeinsam klären wir die Erwartungen, Ziele und Rahmenbedingungen des Events.

Schritt 2: Erstellung eines individuellen Registrierungsformular

Basierend auf den Briefing-Ergebnissen entwickeln wir ein maßgeschneidertes Teilnehmer-Registrierungsformular. Dieses Formular wird speziell auf die Anforderungen des digitalen Teilnehmermanagements zugeschnitten. Es umfasst gezielte Abfragen, um relevante Informationen wie Hotelunterkünfte oder Shuttle-Optionen zu erfassen. Unser Ziel: Ein benutzerfreundliches und effizientes Formular, das sowohl den Kunden als auch den Teilnehmern entgegenkommt.

Schritt 3: Event-Einladung, Registrierungsbestätigung und Teilnehmerlisten erstellen

Wir gestalten individuelle Event-Einladungen, die sowohl gedruckt als auch digital verschickt werden können. Ziel ist es, die Vorfreude der Gäste zu wecken und eine hohe Anmelderate zu erzielen. Sobald die digitalen Anmeldungen im Teilnehmermanagement-System eintreffen, wird automatisiert eine Registrierungsbestätigung versendet. Teilnehmerlisten werden regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass die Eventplanung immer auf dem neuesten Stand ist.

Schritt 4: Programmierung einer individuellen Event-Website

Die Event-Website – oft auch als Landingpage bezeichnet – spielt eine zentrale Rolle im digitalen Teilnehmermanagement. Wir programmieren eine Website, die nicht nur alle relevanten Informationen wie Programm, Anfahrt und Kontaktpersonen bereitstellt, sondern auch optisch und funktional auf höchstem Niveau ist. Nach dem Event kann die Website zur Bereitstellung von Bildern und weiteren Informationen genutzt werden.

Fazit
Ein effizientes digitales Teilnehmermanagement ist essenziell für die Planung und Durchführung erfolgreicher Events. Von der Teilnehmerregistrierung über die Erstellung von Teilnehmerlisten bis hin zur persönlichen Betreuung – mit digitalen Lösungen wird die Organisation nicht nur einfacher, sondern auch effektiver. Wenn Sie auf der Suche nach einer erfahrenen Eventagentur sind, die Ihr Teilnehmermanagement erfolgreich durchführt, dann kontaktieren Sie uns noch heute. Wir sorgen dafür, dass Ihr Event ein voller Erfolg wird!

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