Professionelles Einladungsmanagement
Organisation und Verwaltung des gesamten Einladungsprozesses
Unser Einladungs-Service ist ein Bestandteil unseres 360-Grad Teilnehmermanagements. Wir kümmern uns um die Gestaltung und den Versand Ihrer Event-Einladungen, kontrollieren die Rückläufe und gleichen Teilnehmerlisten ab. Unser Einladungsmanagement ist ein individueller Service, der es Ihnen ermöglicht den Einladungsprozess professionell verwalten zu lassen und dadurch Unternehmensinterne Kapazitäten entlastet.
Unser Einladungsmanagement auf einen Blick:
- Spezialisiert auf Einladungen für Business-Events
- Gestaltung von Event-Einladungskarten
- Verfassen von Einladungsschreiben für Events
- Mehrstufiger Versand per Post oder E-Mail
- Erfassen und Abgleichen von Rückläufen
Business-Event Einladungen
Event-Einladungen passend zu Ihrer Zielgruppe
Einladung Networking Event
Speziell für Networking-Events wie Konferenzen, Tagungen oder Messen integrieren wir die wichtigsten Informationen, z.B. Agenda oder Speaker-Liste bereits in der Einladung.
Einladung Teamevent
Für Teamevents bieten wir Event-Einladungen mit Motivations-Faktor. Wir integrieren emotionale Bilder und Teaser-Videos, die schon vor dem Event den Teamgeist fördern.
Einladung Exklusives Event
Für exklusive Events und VIP-Veranstaltungen bieten wir Premium-Einladungen an: Besonders edle Einladungskarten, persönliche Anschreiben und bei Bedarf Telefon-Support.
Einladung Sales-Event
In Event-Einladungen für Sales-Events integrieren wir bereits die Produkt-Highlights und liefern einen ersten „Vorgeschmack“ auf die kommende Veranstaltung.
Professionelle Event-Einladung: 1. Einladungskarten – digital oder analog
Einladungskarten sind Marketing pur – mit einer guten Event-Einladung erzeugen Sie schon im Vorfeld die richtige Aufmerksamkeit, erhöhen die Zahl der Teilnehmer und stimmen Ihre Gäste auf die kommende Veranstaltung ein. Umso wichtiger die Einladungskarten professionell und passend zu der jeweiligen Zielgruppe zu Erstellen. Wir bieten zwei unterschiedliche Arten von Event-Einladungskarten an: Digitale, in Form von attraktiv gestalteten E-Mails oder Web-Formularen, und analoge Einladungen, also in Print-Form. Beide Arten bieten unterschiedliche Vorteile und Einsatzmöglichkeiten. Digitale Event-Einladungen eignen sich hervorragend, um mediale Inhalte wie Videos einzubinden und Informationen kompakt zu präsentieren. Hochwertige Print-Einladungen hingegen eignen sich besonders gut als Premium-Einladungen mit besonderem Touch. In jedem Fall sorgen wir für eine attraktive Gestaltung der Einladungskarten – ob digital oder analog.
- Professionelle Gestaltung von Einladungskarten passend zu Ihrer Zielgruppe
- Digitale Eventeinladungen inklusive medialen Inhalten
- Hochwertige Print-Einladungskarten für exklusive Anlässe
Professionelle Event-Einladung: 2. Online Check-In
Unsere Event-Einladungen beinhalten in aller Regel einen Link oder QR-Code. Auf der hinterlegten Webseite können sich Ihre Gäste für das kommende Event anmelden. Dieser online Check-In ist komfortabel gestaltet und ermöglicht es, in Echtzeit Zusagen zu kontrollieren und Teilnehmerdaten zu erfassen. Wir bieten dafür unser eigenes Einladungsmanagement-Tool mit Verwaltung durch uns. Dadurch reduziert sich Ihr Verwaltungsaufwand und Sie können versichert sein, dass alle Prozesse ordnungsgemäß ablaufen. Auf Wunsch erhalten Sie von uns einen individuellen Zugang zum Einladungsmanagement-Tool, falls Sie selbst Inhalte pflegen oder Daten einsehen möchten.
- Komfortabler online Check-In bereits in der Event-Einladung integriert
- Eigenes Einladungsmanagement-Tool inklusive Verwaltung durch uns
- Export und Bereitstellung von Teilnehmer-Listen
Professionelle Event-Einladung: 3. Mehrstufige Einladungen & Follow-Up
Manchmal wird eine Event-Einladung übersehen oder gerät in Vergessenheit. Um das zu Vermeiden und ggf. zusätzliche Vorfreude auf das Event zu bereiten, bieten wir einen mehrstufigen Einladungsprozess an. Zunächst erarbeiten wir in Abstimmung mit Ihnen eine Timeline und ein Einladungs-Konzept. Sollen z.B. nur Eingeladene, die sich noch nicht zurückgemeldet haben, eine weitere Einladung erhalten? Oder soll mit jeder Einladung etwas mehr über das Event preisgegeben werden? Wir übernehmen auch direkte Nachfragen per E-Mail oder Telefon. Um das Event im Anschluss abzurunden, erstellen wir auf Wunsch Follow-Ups, die die wichtigsten Informationen kompakt Zusammenfassen und an das Event erinnern.
- Einladungsprozess mit Timeline und individuellem Einladungs-Konzept
- Reminder-Einladungen per E-Mail oder Telefon
- Follow-Ups im Anschluss ans Event
Von Anfang an ein durchdachter Einladungsprozess
Wir setzen auf ein Einladungsmanagement, das von Anfang an einen umfassenden Service und nicht nur eine Software bereitstellt. Unsere Einladungsprozesse sind durchdacht und setzen sich mit den richtigen Fragen auseinander: Welche Event-Einladung passt zu Ihrer Veranstaltung? Wie müssen Einladungskarten und Einladungsschreiben aussehen? Wie lässt sich die Rücklaufquote maximieren? Unser maßgeschneiderter Service gibt darauf die richtigen Antworten und organisiert alles Rund um das Thema Event-Einladungen für Sie!
- Unser Einladungsmanagement: Ein individueller Service für Sie
- Ganzheitlicher Einladungsprozess mit Fokus auf Ihrer Zielgruppe
- Vollumfängliche Betreuung mit persönlichem Ansprechpartner
Unser Einladungsmanagement-Tool
Wir nutzen eine eigene webbasierte Einladungs-Software, um E-Mail-Einladungen zu versenden, Anmeldedaten zu erfassen und Teilnehmerlisten zu erstellen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Selbst-Verwaltung einer Einladungs-Software viele Kunden überfordert, da die Zeit fehlt sich in aller Tiefe damit zu befassen. Deshalb übernehmen in der Regel wir für unsere Kunden die Verwaltung unseres Einladungsmanagement-Tools. Wir kennen uns bestens mit dem Tool aus und können Ihnen auf Wunsch auch eine Einführung geben, sodass Sie das Tool selbst verwalten können. Darüber hinaus garantieren wir mit unserem Einladungsmanagement-Tool maximale Datensicherheit, da alle Teilnehmerdaten verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert werden.
- Eigene Einladungs-Software für den gesamten Einladungsprozess
- Verwaltung standardmäßig durch uns; auf Wunsch auch Selbst-Verwaltung möglich
- Maximale Datensicherheit dank moderner Server-Struktur in Deutschland
Was macht eine gute Event-Einladungskarte aus?
Eine gute Einladungskarte ist maßgeschneidert auf die Zielgruppe. Sie ist dementsprechend ansprechend gestaltet und hat im besten Fall einen Eyecatcher-Effekt. Ebenso wichtig wie die Gestaltung der Einladungskarte ist der Einladungstext. Je nach Event-Format sollten hier bereits wichtige Informationen vermittelt werden, wie Location, Speaker-Liste, Network-Partner, etc. Wenn Gestaltung und Inhalt einen Spannungsbogen schaffen und Vorfreude auf das Event erzeugen ist die Event-Einladung perfekt!
Was sind Premium-Einladungen?
Premium-Einladungen sind das Mittel der Wahl, um mit Stil zu einem exklusiven Event einzuladen. Besondere Papiere, mit Prägung oder in einem ungewöhnlichen Format. Hier ist vieles möglich. Premium Einladungen sind ein Marketing-Mittel, mit dem Sie im Vorfeld beeindrucken können und dadurch zusätzliche Aufmerksamkeit erhalten.
Wie funktioniert der online Check-In unserer Event-Einladungen?
Unsere Event-Einladungen werden entweder per Post oder als E-Mail versendet. Auf einer Print-Einladungskarte von uns findet sich ein QR-Code zum Scannen, der auf die Webseite für den online Check-In leitet. In einer E-Mail ist das Check-In Formular bereits integriert. Im Check-In Formular können sich Teilnehmer im Anschluss für das Event anmelden. Die Teilnehmerdaten werden parallel in Echtzeit erfasst und können als Excel-Listen exportiert werden.
Wie erhalte ich die Anmeldedaten der Teilnehmer?
In unserem Einladungsmanagement-Tool werden alle Teilnehmerdaten in Echtzeit erfasst und in einer Datenbank gespeichert. Sobald Sie Teilnehmerlisten benötigen, bereiten wir einen Export vor und senden Ihnen diesen in Form einer Excel-Tabelle zu. Sie können den Daten-Export aus unserem Online-Tool auch selbst übernehmen. In diesem Fall weisen wir Sie im Vorfeld in die richtige Bedienung ein, sodass Sie sicher im Umgang mit unserem Online-Tool sind.
Übernehmt ihr auch den Datenabgleich?
Ja, wir übernehmen mit unserem Einladungsmanagement auch den Abgleich der Teilnehmerdaten. Wir bieten überdies einen individuellen Reminder-Versand und umfassenden Support für Ihre Teilnehmer.
KUNDENSTIMMEN
Führende Unternehmen setzen auf das Know-how von Commacross.
„Ich arbeite mit dem Team von Commacross schon fast 10 Jahre erfolgreich zusammen. Immer wieder frische Ideen für emotionale Live-Kommunikation, perfekte Organisation und hohes persönliches Engagement. Das macht Spaß und sorgt für richtig gutes Event-Feedback bei unseren Kunden.“
Mathias Büttner, Citrix
Marketing Director for Central Europe“Seit Jahren schätzen wir die Kreativität und das Engagement von Commacross. Insbesondere bei den Highlightinszenierungen und den digitalen Medien für unsere Leitmessen. Das Team macht einen richtig guten Job.“
Ramona Augusto, Bitzer
Head of Events, Digital Media and Promotions“Commacross ist seit 2019 unser Partner für die Entwicklung von Medien und das Design unseres Messestandes. Wir schätzen den kreativen Dialog und die reibungslose Zusammenarbeit.“
Kerstin Löffler, Faller Packaging
Head of Marketing & Innovation- “Zur Weltneuheiten-Präsentation auf der Messe ISH hat uns Commacross bestens unterstützt. Innovative Medientechnik, attraktiver Content und eine starke Inszenierung.“
Peter Schönenberger, Sauter
Head of Marketing and Product Management - “Unser 50jähriges AUMA-Jubiläum war ein sehr, sehr großer Erfolg für Kunden, Partner und Mitarbeiter. Das ideenreiche Event-Konzept und das zielgerichtete Projektmanagement über fast zwei Jahre waren dafür der Garant.“
Markus Zeller, AUMA
Leiter Werbung - “Eberhard Freiensehner und sein Team sind ein wichtiger Agentur-Partner für uns. Die Digitalisierung ist für Zehnder eine große Herausforderung und Commacross bietet diverse Lösungen für erfolgreiches Marketing auf Messen und Events.“
Heiko Braun, Zehnder Group Deutschland
Geschäftsführer - „Commacross bietet innovative Messe-Kommunikation. Wir nutzen zum internen Team-Briefing die Messe-App von Commacross. Eine tolle Lösung für schnellere Kommunikation.“
Waldemar Witulski, ZF
Referent Messen und Ausstellungen - “Bereits in den ersten Gesprächen hatten wir ein sehr gutes Gefühl und sind nicht enttäuscht worden. Commacross ist ein Partner für die Zukunft.“Jan Friedrich, Bucher Hydraulics
Head of Marketing - “Commacross ist ein schneller, flexibler und jederzeit engagierter Partner. Eine Agentur, auf die man sich jederzeit verlassen kann.“Sandra Parpan, ARGO-HYTOS GmbH
Group Marketing Service & Communication - „Die Entwicklung der interaktiven WebApp-Produktpräsentation hat mit Commacross prima funktioniert. Die WebApp ist alle drei Tage auf der Messe stabil gelaufen; wir hatten keine Ausfälle.“Stephan Dürr, Hummel AGHead of Marketing & Communications
