Roadshow-Events – was zeichnet diese aus?
In der dynamischen Welt des B2B-Marketings ist der direkte Kundenkontakt Gold wert. Je näher, je intensiver, je besser. Roadshows als Marketinginstrument bieten genau diesen Vorteil: ein unmittelbares, persönliches und intensiv gebrandetes Erlebnis, das direkt zum Kunden rollt. Darin liegt der wahre Charme der Roadshow - in der aktiv gesuchten Kundennähe. In diesem Blog betrachten wir, warum Roadshows zu den effektivsten Wegen gehören, um die Marke zu präsentieren, die Produkte zu demonstrieren und die Kundenbeziehungen zu vertiefen. Roadshows sind sich wiederholende Live-Events an verschiedenen mit direktem Feedback in face-to-face Gesprächen nahe beim Kunden.
Die Wahl der Arena: Truck- vs. Hotel-Roadshows im B2B-Marketing
Die Entscheidung zwischen Truck- oder Hotel-Roadshows kann das Erlebnis und den Erfolg Ihrer B2B-Veranstaltung maßgeblich prägen. Beide Formate haben ihre Vorzüge und ihre Eigenheiten, die sie für unterschiedliche Marketingziele und Kundengruppen geeignet machen. In diesem Kapitel betrachten wir die Charakteristika beider Roadshow-Typen und helfen Ihnen, die optimale Wahl für Ihre nächste B2B-Marketingaktion zu treffen.
Truck-Roadshows: Flexibilität auf Rädern
Truck-Roadshows sind die ultimative mobile Marketinglösung. Mit einem speziell ausgestatteten LKW, der Ihre Marke und Ihre Botschaft trägt, sind Sie nicht an einen Ort gebunden. Sie können Ihre Zielgruppe dort erreichen, wo sie sich befindet – ob auf Messen, in Stadtzentren oder direkt bei den Firmensitzen Ihrer Kunden.
Vorteile einer Truck-Roadshow:
Herausforderungen einer Truck-Roadshow:
Hotel-Roadshows: Traditionelles Flair mit Komfort
Hotel-Roadshows bieten den Komfort und das Setup etablierter Veranstaltungsorte. Sie eignen sich hervorragend für Präsentationen, Workshops und Networking in einem professionellen Rahmen. Hotels bieten sanitäre Anlagen, gutes Catering, Parkmöglichkeiten, Medientechnik und vieles mehr.
Vorteile einer Hotel-Roadshow:
Herausforderungen:
Beide Formate bieten spezifische Vorteile und haben ihre eigenen Herausforderungen. Für beide Roadshow-Formate gilt allerdings die Maxime – nahe am Kunden zu sein. Die Wege kurz zu halten, um direkt und möglichst zahlreich Kontakte zu generieren. Die Wahl des Roadshow-Formats sollte letztlich auf Basis der spezifischen Marketingziele, der Zielgruppe, der logistischen Überlegungen und Kosten getroffen werden.
Orte & Aktivitäten: Die Quintessenz deutscher Metropolen in Ihrer B2B-Roadshow"
Die Attraktivität einer Roadshow wird maßgeblich durch die Orte bestimmt, an denen sie Halt macht, sowie durch die Aktivitäten, die dort angeboten werden. Sprechen Sie Ihre Kunden nicht nur über den Kopf an, sondern bieten Sie auch etwas für den Bauch, die emotionale Komponente. In Deutschland bieten die Metropolen ein reiches Spektrum an Möglichkeiten, die Ihr Roadshow-Event mit Erlebnissen füllen können. Lassen Sie uns einige dieser Orte erkunden und entdecken, wie sie in das Konzept einer Roadshow integriert werden können.
Hamburg: Der Hafen als Bühne
Die hanseatische Stadt Hamburg mit ihrem pulsierenden Hafen bietet eine Kulisse, die Dynamik und Internationalität ausstrahlt. Vor der eindrucksvollen Kulisse der Landungsbrücken können Aktivitäten rund um Themen wie globale Vernetzung und Handel stattfinden. Die maritimen Elemente Hamburgs lassen sich hervorragend nutzen, um eine Roadshow zu gestalten, die Weltoffenheit und Innovationsgeist vermittelt. Lassen Sie Ihr Event auf dem Wasser stattfinden oder laden Sie zu einem Dinner auf einem Schiff ein. Hamburg bietet als Roadshow-Stop viele Möglichkeiten, Ihr Event mit lokalem und weltoffenen Flair zu bereichern.
München: Gemütlichkeit trifft Innovation
München wird oft mit seinem berühmten Bier und dem Oktoberfest assoziiert, doch die bayerische Metropole ist auch ein Zentrum für Technologie und Innovation. Eine Roadshow in München kann diese beiden Welten vereinen – zum Beispiel durch eine After-Work-Netzwerkveranstaltung in einem traditionellen Biergarten gepaart mit Präsentationen neuester Technologien und Business-Lösungen. München ist z.B. für die IT-Branche die Metropole in Deutschland. Aus diesem Grund empfehlen wir jedem Kunden aus der IT-Branche einen Roadshow-Stop in München.
Stuttgart: Im Takt der Automobilindustrie
Stuttgart, das Herz der deutschen Automobilindustrie, ist der ideale Ort, um Themen wie Ingenieurskunst, Präzision und Fortschritt zu zelebrieren. Eine Roadshow in dieser Region kann die Gelegenheit bieten, sich mit führenden Köpfen der Automobilbranche zu vernetzen und gleichzeitig Einblicke in die Geschichte und Zukunft der Mobilität zu gewähren. Laden Sie zu Ihrem Roadshow-Event einen Gastspeaker aus der Welt der Automobile ein. Oder Sie planen einen Besuch im Porsche- oder Mercedes-Museum. Faszinierende Architektur für faszinierende Fahrzeuge. Stuttgart ist ein wirklich starker Stop für jedes Roadshow-Format.
Dresden: Historie als Inspiration
Dresden, oft als "Elbflorenz" bezeichnet, ist reich an kulturellem Erbe und historischer Bedeutung. Eine Roadshow in Dresden kann die Brücke zwischen Vergangenheit und Zukunft schlagen, indem sie historische Veranstaltungsorte nutzt, um moderne Geschäftslösungen zu präsentieren. Die Barockarchitektur bietet eine eindrucksvolle Kulisse für Veranstaltungen, die Geschichte und Fortschritt verbinden wollen.
Jede dieser Städte bietet besondere Möglichkeiten, um eine B2B-Roadshow zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. Die Orte und Aktivitäten sollten sorgfältig ausgewählt werden, um die lokale Kultur und die Stärken jeder Stadt zu reflektieren. Große Städte haben einen entscheidenden Vorteil, sie sind gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.
Die Kunst der Locationrecherche: Perfekte Hotels für Ihre Roadshow finden
Die Wahl der richtigen Location ist entscheidend für den Erfolg jeder B2B-Roadshow. Hotels bieten dabei oft die ideale Kombination aus Flexibilität, Komfort und professionellem Service. Doch wie findet man das perfekte Hotel für seine Roadshow-Events? In diesem Kapitel geben wir Ihnen einen Leitfaden an die Hand, mit dem Sie bei der Locationrecherche für Hotels keine wichtigen Aspekte übersehen.
Anzahl der Teilnehmer: Raum für alle
Beginnen Sie mit der Größe Ihres Roadshow-Events. Die Anzahl der Teilnehmer bestimmt die Größe des benötigten Raumes. Ein zu kleiner Raum kann schnell überfüllt wirken, während ein zu großer Raum die Atmosphäre negativ beeinflussen kann. Achten Sie darauf, dass das Hotel flexible Raumoptionen bietet, die sich an die Teilnehmerzahl anpassen lassen.
Hotelkategorie: Der richtige Rahmen
Das Niveau des Hotels spielt eine wichtige Rolle für das Image Ihrer Roadshow. Ein 4-Sterne-Hotel bietet in der Regel einen guten Kompromiss zwischen Komfort und Kosten. Es sollte über professionelle Tagungsräume, qualitativ hochwertigen Service und angemessene Unterkünfte verfügen. Überlegen Sie, welches Level Ihrem Unternehmensimage und den Erwartungen Ihrer Teilnehmer entspricht.
Catering: Kulinarische Erlebnisse schaffen
Das Catering ist ein zentraler Bestandteil jeder Roadshow. Es bietet die Möglichkeit, Ihre Gäste nicht nur inhaltlich, sondern auch kulinarisch zu begeistern. Fragen Sie nach individuellen Catering-Optionen, die von Kaffeepausen über Business-Lunches bis hin zu exklusiven Abendessen reichen können. Berücksichtigen Sie dabei auch spezielle Ernährungsbedürfnisse und Präferenzen Ihrer Gäste.
Roadshow-Agenda: Ganz- oder Halbtagsveranstaltung
Die Dauer Ihrer Veranstaltung hat direkten Einfluss auf die Auswahl des Hotels. Für halbtägige Events kann ein einfacherer Rahmen ausreichend sein, während ganztägige Roadshow-Events zusätzliche Anforderungen an Komfort und technische Ausstattung stellen. Überlegen Sie, welche Roadshow-Agenda am besten zu Ihren Zielen passt und stellen Sie sicher, dass das Hotel diese unterstützen kann.
Technische Ausstattung: Vernetzt und bereit
In unserer digitalen Welt ist eine hochwertige technische Ausstattung unerlässlich. Dazu gehören nicht nur Projektoren und Leinwände, sondern auch stabiles WLAN, Audio- und Videotechnik für Präsentationen sowie die Möglichkeit zur Durchführung von Hybrid-Events. Prüfen Sie, ob das Hotel Ihren technischen Anforderungen gerecht werden kann.
Raumanzahl und -flexibilität: Anpassungsfähig an jedes Roadshow-Format
Je nach Struktur Ihrer Roadshow benötigen Sie möglicherweise mehrere Räume für Workshops, Vorträge oder Networking-Sessions. Achten Sie darauf, dass das Hotel über ausreichend Räumlichkeiten verfügt und diese flexibel nach Ihren Bedürfnissen gestaltet werden können.
Die Auswahl des richtigen Hotels ist eine mühsame Arbeit, die Detailgenauigkeit und ein gutes Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung erfordert. Mit dieser Roadshow-Checkliste im Gepäck sind Sie bestens ausgerüstet, um das ideale Hotel für Ihre nächste B2B-Roadshow zu finden und ein Event zu kreieren, das noch lange in Erinnerung bleibt.
Logistik meistern: Materialtransport und Personalmanagement bei B2B-Roadshows
Eine B2B-Roadshow zu planen und durchzuführen, ist ein komplexes Unterfangen, bei dem die Logistik eine zentrale Rolle spielt. Von der sicheren Beförderung von Ausstellungsmaterialien über den Auf- und Abbau bis hin zur Koordination des Personals vor Ort – die logistischen Herausforderungen sind vielfältig. Interessanterweise stellt der Einsatz eines speziell ausgestatteten Trucks für viele dieser Herausforderungen eine effiziente Lösung dar, da Transport und Präsentationseinheit effektiv kombiniert werden. Doch nicht jede Roadshow setzt auf diese mobile Variante, da sie mit sehr hohen Anschaffungskosten verbunden ist.
Materialtransport: Planung ist alles
Der Transport des Ausstellungsmaterials erfordert sorgfältige Planung und Koordination. Alles muss pünktlich am Veranstaltungsort ankommen und in einwandfreiem Zustand sein. Dies umfasst nicht nur die eigentlichen Ausstellungsstücke, sondern auch Marketingmaterialien, Technik und Standbau-Elemente. Besonders bei Veranstaltungen in verschiedenen Städten oder gar Ländern müssen Zollbestimmungen und Lieferzeiten genau beachtet werden.
Personal vor Ort: Eine Frage der Organisation
Mindestens genauso wichtig wie das Material ist das Personal, das die Roadshow vor Ort betreut. Erfahrenes und gut eingewiesenes Personal ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf jeder Veranstaltung. Dazu gehört nicht nur das Team, das für den Auf- und Abbau zuständig ist, sondern auch dasjenige, das Ihre Marke repräsentiert und mit den Besuchern interagiert. Die Herausforderung besteht darin, für jede Station der Roadshow das passende Personal zu organisieren, einzuplanen und zu schulen.
Effizienz durch Truck-Roadshows
Bei einer Roadshow, die mittels eines speziell ausgestatteten Trucks durchgeführt wird, reduzieren sich einige der logistischen Herausforderungen deutlich. Der Truck dient nicht nur als Transportmittel, sondern auch als mobile Präsentationseinheit, die flexibel von Ort zu Ort bewegt werden kann. Dies vereinfacht den Materialtransport erheblich und sorgt für eine konsistente Präsentation der Marke. Darüber hinaus ermöglicht der Truck eine flexiblere Personalplanung, da weniger Auf- und Abbauarbeit anfällt.
Digitaler Dreh- und Angelpunkt: Landingpage und Videotrailer für Ihre B2B-Roadshow
In der digitalen Ära ist eine zielgerichtete Online-Kommunikation unerlässlich für den Erfolg jeder B2B-Roadshow. Eine funktionale Landingpage bildet die zentrale Anlaufstelle für Anmeldungen und Teilnehmermanagement. Hilfreich für die emotionale Ansprache der Zielgruppe kann ein attraktiver Videotrailer sein, der auch auf Social Media Kanälen eingesetzt werden kann.
Die wichtige Funktion der Landingpage
Eine speziell für Ihre Roadshow gestaltete Landingpage sollte alle wesentlichen Informationen bereitstellen: Datum, Ort, Agenda und Sprecher. Darüber hinaus über ein ansprechendes Design verfügen, eine benutzerfreundliche Navigation gewährleisten und ein einfaches Anmeldeformular besitzen, so dass sich die Besucher schnell zurecht finden und sich mühelos anmelden können.
Effektives Teilnehmermanagement für die Roadshow
Integrieren Sie auf Ihrer Landingpage Tools für das Teilnehmermanagement, um Anmeldungen, Teilnehmerlisten und Kommunikation zu vereinfachen. Automatisierte Bestätigungsmails, Erinnerungen und Feedback-Umfragen nach der Veranstaltung sind essenziell, um den Kontakt zu Ihrer Zielgruppe zu halten und wertvolle Einblicke für zukünftige Events zu gewinnen.
Emotionale Ansprache durch Videotrailer
Ein Videotrailer ist ein smartes Instrument, um noch mehr Aufmerksamkeit zu generieren. Ein gut produzierter Trailer gibt einen Vorgeschmack auf das, was die Teilnehmer erwartet, und weckt Begeisterung für Ihre Roadshow. Setzen Sie auf hochwertige Aufnahmen, die Ihre Veranstaltung ins beste Licht rücken, und integrieren Sie Testimonials, Highlights aus vorherigen Events oder spannende Einblicke hinter die Kulissen.
Social Media als Verstärker
Nutzen Sie den Videotrailer und die Landingpage in Kombination, um die Reichweite in sozialen Medien zu maximieren. Teilen Sie den Trailer auf Plattformen wie LinkedIn, Xing, Facebook und Twitter, um Ihre Zielgruppe zu erweitern und Interaktionen zu fördern. Soziale Medien bieten zudem die Möglichkeit, mit Ihrer Community in einen direkten Dialog zu treten und Feedback einzuholen.
Optimierung der Roadshow-Erfahrung: Agenda, Tage und Ablauf
Bei der Planung einer erfolgreichen B2B-Roadshow ist die Wahl der richtigen Tage und ein durchdachter Ablauf entscheidend. Erfahrung und Daten zeigen, dass Dienstag bis Donnerstag die optimalen Veranstaltungstage sind. Diese Tage bieten die beste Balance zwischen der Verfügbarkeit der Teilnehmer und der Effizienz für das Veranstaltungsteam. Aber warum ist das so, und wie sollten Sie Ihre Agenda strukturieren, um das Maximum aus Ihrer Roadshow herauszuholen?
Die Wahl der Tage: Dienstag bis Donnerstag als Ideal
Montage sind oft mit dem Wochenstart und dem Aufarbeiten von E-Mails und Aufgaben gefüllt, während Freitage den Ausklang der Arbeitswoche markieren und viele sich bereits auf das Wochenende konzentrieren. Dienstag bis Donnerstag hingegen sind Tage, an denen Geschäftsleute in der Regel offen für externe Ereignisse sind. Der Wochenstart liegt hinter einem und der Blick ist noch voll und ganz auf die beruflichen Aufgaben gerichtet. Die Mitte der Woche ist daher ideal, um Ihre Zielgruppe zu erreichen und eine hohe Teilnnehmerquote zu sichern.
Effiziente Planung bei zwei Events pro Woche
Wenn Ihr Roadshow-Format darauf ausgelegt ist, mehrere Veranstaltungen pro Woche zu organisieren, bieten sich Dienstag und Donnerstag aus logistischen Gründen am besten an. Dieses Modell erlaubt es dem Roadshow-Team, den Montag für die letzte Vorbereitung und den Reisetag zu nutzen, während der Mittwoch als Puffertag dient. Dieser kann für den Abbau, die Reise zum nächsten Veranstaltungsort und Vorbereitungen genutzt werden, ohne dass das Team unter Druck gerät. Freitage bleiben frei für Nachbereitung und Planung der kommenden Woche.
Strukturierung der Agenda
Eine wohlüberlegte Agenda ist das Rückgrat jeder Roadshow. Beginnen Sie mit einem Empfang, der den Teilnehmern die Möglichkeit gibt, anzukommen und sich auf das bevorstehende Programm einzustimmen. Danach sollten Keynote-Speeches oder Produktpräsentationen folgen. Workshops oder Breakout-Sessions bieten die Möglichkeit für vertiefende Gespräche und gezieltes Networking. Den Abschluss bildet idealerweise eine lockere Networking-Session, die den Teilnehmern die Chance gibt, das Gehörte zu diskutieren und Kontakte zu knüpfen.
Der ideale Ablauf
Der Erfolg jeder Roadshow hängt nicht nur von der inhaltlichen Planung ab, sondern auch von einem reibungslosen Ablauf. Ein klar definierter Zeitplan, professionelles Personal vor Ort und eine durchdachte Logistik sind unerlässlich. Vergessen Sie nicht, Pausen einzuplanen, in denen sich die Teilnehmer austauschen und erholen können. Ein dynamischer und flexibler Ablauf, der Raum für spontane Interaktionen und individuelle Gespräche lässt, wird sowohl von den Teilnehmern als auch von den Ausstellern geschätzt.
Innovative Produktpräsentationen: Der Schlüssel zum Erfolg einer B2B-Roadshow
Im Zentrum jeder B2B-Roadshow steht die Präsentation der Produkte oder Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden näherbringen möchten. Doch wie schaffen Sie es, Ihr Angebot eindrucksvoll zu präsentieren, ohne durch umfangreichen Materialaufbau und logistische Herausforderungen eingeschränkt zu werden? Die Antwort liegt in der klugen Kombination aus realen Exponaten und digitalen Präsentationstechniken.
Real trifft Digital: Eine synergetische Produktpräsentation
Die Präsentation von Produkten auf B2B-Roadshows erfordert Kreativität und Innovation. Einerseits möchten Sie Ihre Produkte greifbar und erlebbar machen, andererseits müssen Sie effizient und flexibel bleiben. Eine effektive Lösung bietet die Mischung aus realen Exponaten und digitalen Präsentationen. Während kleinere, handliche Produkte direkt vor Ort präsentiert werden können, bieten Tablets oder Touchscreens die Möglichkeit, größere Maschinen oder komplexe Systeme digital und interaktiv darzustellen.
Minimaler Materialaufbau, maximale Wirkung
Die Herausforderung bei Roadshows besteht oft im begrenzten Platz und in der Notwendigkeit eines schnellen Auf- und Abbaus. Durch den Einsatz digitaler Präsentationsmittel können Sie Ihre Produkte in voller Größe und Funktionalität zeigen, ohne physische Einschränkungen. Digitale Präsentationen ermöglichen es zudem, die Features und Vorteile Ihrer Produkte durch Videos, Animationen und interaktive Anwendungen hervorzuheben.
Exzellente Vor-Ort-Betreuung: Der Schlüssel zu einer unvergesslichen B2B-Roadshow
Ein herzlicher, gut organisierter Empfangsbereich, in dem sich die Teilnehmer willkommen und wertgeschätzt fühlen, setzt den Ton für den Rest der Veranstaltung. Klare Beschilderungen, freundliches Personal und eine schnelle Registrierung helfen dabei, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
Catering: Kulinarische Genüsse als Verbindungselement
Das Catering ist oft ein wichtiger Aspekt einer Roadshow und bietet eine hervorragende Gelegenheit zum Networking. Ob es sich um Kaffeepausen, Lunch oder ein abschließendes Get-together handelt – die Qualität und Auswahl der Speisen und Getränke sollten die Professionalität und das Qualitätsbewusstsein Ihrer Marke widerspiegeln.
Get-together: Den Roadshow-Tag gemeinsam ausklingen lassen
Ein informelles Get-together am Ende der Veranstaltung bietet den perfekten Rahmen für vertiefte Gespräche und das Knüpfen von Kontakten in einer entspannten Atmosphäre. Diese Momente der Interaktion sind oft diejenigen, die den Teilnehmern am längsten in Erinnerung bleiben und die Grundlage für zukünftige Geschäftsbeziehungen bilden können.
Spielerisch zum Erfolg: Gamification-Elemente auf der B2B-Roadshow
In der Welt des B2B-Marketings ist es essenziell, Wege zu finden, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nicht nur zu gewinnen, sondern auch langfristig zu halten. Eine innovative Methode, dies zu erreichen, ist die Integration von Gamification-Elementen in Ihre Roadshow. Durch Spiele wie Quizze oder Touchscreen-Games wird nicht nur der Unterhaltungswert Ihrer Veranstaltung gesteigert, sondern auch die Interaktion und das Engagement der Teilnehmer gefördert.
Wissen spielerisch testen und vertiefen
Das Quiz ist eine einfache Möglichkeit, um Wissen über Ihre Produkte oder Dienstleistungen auf unterhaltsame Weise zu vermitteln. Durch maßgeschneiderte Fragen können Sie nicht nur bestehendes Wissen testen, sondern auch neue Informationen auf eine ansprechende Art präsentieren. Die Teilnehmer werden ermutigt, aktiv teilzunehmen und gleichzeitig mehr über Ihr Angebot zu lernen.
Touchscreen-Games: Interaktion auf eine neue Ebene heben
Touchscreen-Games bieten eine noch direktere Form der Interaktion. Ob es sich um ein einfaches Memory handelt oder um ein komplexeres Spiel – die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos. Solche Spiele können individuell an Ihre Marke und Ihre Botschaft angepasst werden und bieten eine hervorragende Möglichkeit, die Teilnehmer auf eine spielerische und fesselnde Weise zu engagieren.
Commacross – Roadshow-Konzeption, -Planung & -Realisierung
Als Marketingagentur für Events kennen wir uns mit allen Aspekten von Roadshows aus. Wir konzipieren und realisieren Roadshow-Events in Deutschland und Europa. Kleine und große Roadshows von 50 – 500 Teilnehmern pro Veranstaltungsort. Über den gesamten Prozess haben wir zudem die Kosten im Blick, da Roadshows kostenintensiv sind. Gerne stehen wir Ihnen für ein Beratungsgespräch zur Verfügung. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie eine E-Mail.
